Okvirni sporazum je sporazum između jednog ili više naručitelja i jednog ili više gospodarskih subjekata čija je svrha utvrđivanje uvjeta pod kojima se dodjeljuju ugovori tijekom određenog razdoblja, posebice u pogledu cijene i, prema potrebi, predviđenih količina.

Institut okvirnog sporazuma preuzet je prvi put u zakonodavstvo javne nabave 1. siječnja 2008. godine sukladno prethodnom zakonu te je zakonska definicija ostala ista i u novome zakonu koji je stupio na snagu 01. siječnja 2017. godine. Institut okvirnog sporazuma se vrlo često koristi u praksi i ima veliko značenje u praksi javne nabave.

Najznačajnije prednosti okvirnog sporazuma jesu financijske uštede zbog nabave objedinjenih količina za više godina, smanjenje troškova provedbe postupaka nabave, smanjenje administrativnog opterećenja kod naručitelja, sigurnost u pogledu realizacije nabave. Sklopljeni okvirni sporazum daje sigurnost naručitelju u smislu sigurne realizacije nabave tijekom duljeg razdoblja. To se posebno odnosi na institucije poput bolnica, studentskih centara, dječjih vrtića, domova za starije i sl. Istodobno, to znači osiguran posao na najpovoljnijeg ponuditelja tijekom određenog razdoblja budući oni mogu planirati svoje poslovanje.

U praksi temeljem realiziranih okvirnih sporazuma predmeti nabave za koje se najčešće sklapa okvirni sporazum jesu hrana, gorivo, uredski i potrošni materijal, prijevoz učenika, kupnja i održavanje informatičke opreme, fiksna i mobilna telefonija, usluge interneta i prijenosa podataka, održavanje postrojenja, loživo ulje održavanje vozila, zaštitna odjeća i obuća, nabava guma za vozila, usluge čišćenja poslovnih prostora, nabava licenci i sl.

U praksi javne nabave u RH postoje dvije osnovne vrste okvirnog sporazuma:

Okvirni ugovor na obvezujući način utvrđuje sve uvjete za sve narudžbe koje iz njega proizlaze. Njegovo korištenje ne zahtijeva novi sporazum između stranaka putem novih pregovora, novih ponuda i sl. On postoji i ako u njemu nisu definirani svi uvjeti sklapanja ugovora, ali je naručitelj u dokumentaciji na nadmetanje odredio da takav sporazum, ako je sklopljen s jednim gospodarskim subjektom, obvezuje na sklapanje ugovora.

Okvirni sporazum u kojem nisu utvrđeni svi uvjeti za sklapanje ugovora je po svojoj prirodi nepotpun. Ne uključuje određene uvjete ili ne utvrđuje na obvezujući način sve uvjete potrebne kako bi bilo koja naknadna narudžba u okviru okvirnog sporazuma mogla biti zaključena bez dodatnog sporazuma između stranaka, što znači da se neki uvjeti moraju definirati naknadno.

Što se tiče roka sklapanja okvirnog sporazuma, ZJN 2016 donio je novine po pitanju istoga. Ovisno da li se radi o javnom ili sektorskom naručitelju, okvirni sporazum se može sklopiti do roka od četiri godine, iznimno i na dulji rok od četiri godine. Znači, javni naručitelji mogu sklopiti okvirni sporazum na rok do 4 godine, a sektori naručitelji na rok do osam godina.

Komunikacija naručitelja i gospodarskih subjekata u postupku sklapanja okvirnog sporazuma i ugovora na temelju okvirnog sporazuma je elektronička, odnosno elektroničkim sredstvima komunikacije. Elektronički prijenos i objava obavijesti javne nabave, dokumentacije o nabavi te elektronički prijenos i dostava ponuda provodi se putem EOJN RH.

Ekonomski najpovoljnija ponuda postaja je jedinim kriterijem odabira najpovoljnije ponude od 01. srpnja 2017. godine (do tada se je mogla koristiti u prijelazno razdoblju najniža cijena), ali zakon je za okvirne sporazume predvidio iznimku, odnosno naručitelj će moći prilikom sklapanja ugovora na temelju okvirnog sporazuma odrediti relativni ponder cijene ili troška veći od 90% odnosno i 100%.

Ugovorne strane sklapaju okvirni sporazum u pisanom obliku u roku od 30 dana od dana izvršnosti odluke o odabiru. Ova odredba predstavlja novinu u odnosu na prethodni zakon budući prethodnim zakonom nije bio propisan rok u kojemu strane moraju sklopiti okvirni sporazum. Okvirni sporazum mora biti sklopljen u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji o nabavi i odabranom ponudom. U slučaju kada imamo okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata, naručitelj može sklopiti jedan okvirni sporazum sa svim odabranim ponuditeljima ili sa svakim može sklopiti zasebne okvirne sporazume.

Na temelju okvirnog sporazuma sklapa se ugovor uzimajući u obzir da se ne smiju mijenjati predmet nabave, cijena i sl. Ugovor o javnoj nabavi na temelju okvirnog sporazuma mora se sklopiti prije isteka roka za koji je sklopljen okvirni sporazum. Novina u odnosu na prethodni zakon je i ta što trajanje pojedinog ugovora može, po potrebi, biti kraće ili dulje od trajanja okvirnog sporazuma, ali ne dulje od 12 mjeseci od isteka roka na koji je okvirni sporazum sklopljen.

Kod ugovora na temelju okvirnog sporazuma razlikujemo da li je okvirni sporazum sklopljen s jednim gospodarskim subjektom ili više njih. Ako je okvirni sporazum sklopljen s jednim gospodarskim subjektom, ugovori na temelju tog okvirnog sporazuma dodjeljuju se prema uvjetima utvrđenima u okvirnom sporazumu. Ako je naručitelj tako odredio u dokumentaciji o nabavi, takav okvirni sporazum obvezuje strane okvirnog sporazuma (naručitelja i odabrane gospodarske subjekte) na izvršenje okvirnog sporazuma.

Ako je okvirni sporazum sklopljen s više gospodarskih subjekata, ugovori na temelju takvog okvirnog sporazuma dodjeljuje se na jedan od sljedećih načina:

Novi ZJN 2016 propisan je jedinstveni rok mirovanja u trajanju od 15 dana koji se primjenjuje i na okvirne sporazume, a računa se od dana dostave odluke o odabiru. Radi se o jedinstvenom roku neovisno o tome kolika je procijenjena vrijednost nabave odnosno radi li se o postupku javne nabave male ili velike vrijednosti. Ovaj rok se ne primjenjuje ako je u postupku nabave sudjelovao samo jedan ponuditelj čija je ponuda i odabrana.

Postupak javne nabave miruje do izvršnosti odluke o odabiru. Smatra se da je okvirni sporazum sklopljen na dan izvršnosti odluke o odabiru. Ugovorne strane sklapaju okvirni sporazum na dan izvršnosti odluke o odabiru. Okvirni sporazum se sklapa u pisanom obliku u roku od 30 dana od dana izvršnosti odluke o odabiru.

Rok za žalbu u slučaju sklapanja ugovora na temelju okvirnog sporazuma iznosi 30 dana od primitka odluke o odabiru. Naručitelj je obvezan za svaki sklopljeni okvirni sporazum poslati na objavljivanje obavijest o dodjeli ugovora u roku od 30 dana od sklapanja okvirnog sporazuma.

Novost, prema ZJN 2016 je i dodatna obveza uvedena zakonom prema kojoj je naručitelj obvezan na tromjesečnoj osnovi poslati na objavu grupirane obavijesti o dodjeli ugovora za sklopljene ugovore na temelju pojedinog okvirnog sporazuma u roku od 30 dana od dana završetka svakog tromjesečja.

EUROKONZALTING 22.09.2017.